To dwie strony tej samej sprawy i obie bywają załatwiane naprędce. Skutki pierwszego zaniedbania to pracownik, który przez tydzień nie może pracować. Skutki drugiego bywają poważniejsze — były pracownik z aktywnym dostępem do poczty i do bazy klientów.

Gdy ktoś przychodzi

  1. Konto w systemie — własne, imienne, nie wspólne „biuro" z hasłem przyklejonym pod klawiaturą.
  2. Skrzynka pocztowa w domenie firmy, skonfigurowana na komputerze i na telefonie.
  3. Konto w programie handlowym z uprawnieniami adekwatnymi do stanowiska.
  4. Dostęp do wspólnych plików — do tych, które są potrzebne, nie do wszystkiego.
  5. Drukarki i, jeśli są używane, kody użytkownika przy urządzeniu wielofunkcyjnym.
  6. Sprzęt z ewidencją: co dostał, kiedy, z jakim numerem.

Przy przygotowanym wzorcu stanowiska całość zajmuje godzinę. Bez wzorca — pół dnia i tak zwykle czegoś brakuje.

Gdy ktoś odchodzi

Tu kolejność ma znaczenie i warto mieć listę, bo w praktyce zawsze coś zostaje pominięte:

  • Blokada konta w systemie — blokada, nie usunięcie, dopóki nie zostaną przeniesione dane.
  • Poczta — przekierowanie na przełożonego albo następcę, potem archiwizacja skrzynki.
  • Konto w programie handlowym — dezaktywacja, nigdy usunięcie, bo z kontem znikną powiązania z wystawionymi dokumentami.
  • Dostęp zdalny, jeśli był przyznany. To pozycja pomijana najczęściej i najbardziej ryzykowna.
  • Hasła współdzielone — do panelu sklepu, do konta kurierskiego, do platformy sprzedażowej. Trzeba je zmienić, a nie ma innej drogi niż zrobienie tego ręcznie.
  • Sprzęt — odbiór, sprawdzenie stanu, przeniesienie danych służbowych, wyczyszczenie danych prywatnych.
  • Telefon służbowy i konta z nim powiązane.

Dlaczego wspólne konta to zły pomysł

Jedno konto „biuro", z którego korzystają cztery osoby, uniemożliwia ustalenie, kto co zrobił, i sprawia, że odejście jednej osoby wymaga zmiany hasła dla wszystkich. Do tego dochodzi kwestia odpowiedzialności — przy sporze nie da się wykazać, kto wprowadził dany dokument.

Zarządzanie hasłami

Firmowy menedżer haseł rozwiązuje większość powyższych problemów: dostępy są przypisane do osób, odebranie ich trwa chwilę, a nikt nie musi trzymać haseł w notesie ani w pliku na pulpicie. To jedna z tych zmian, które wymagają tygodnia przyzwyczajenia i potem nikt nie chce wracać.

Dane osobowe

Firma odpowiada za dane klientów niezależnie od tego, kto akurat pracuje. Odebranie dostępów przy odejściu pracownika nie jest kwestią zaufania, tylko obowiązkiem — i warto mieć to udokumentowane, choćby jedną tabelą z datami.

Jak to uporządkować

Przygotowujemy prostą procedurę dopasowaną do wielkości firmy: dwie listy kontrolne, jedna dla przyjęcia, druga dla odejścia, plus ewidencja sprzętu i dostępów. Przyjeżdżamy pod wskazany adres, dojazd jest bezpłatny. Telefon 22 390 56 49 — całą dobę, siedem dni w tygodniu.

Powiązane teksty