Obsługa informatyczna firm — Bemowo i Warszawa
Nowy pracownik i odejście pracownika — konta, dostępy, sprzęt
To dwie strony tej samej sprawy i obie bywają załatwiane naprędce. Skutki pierwszego zaniedbania to pracownik, który przez tydzień nie może pracować. Skutki drugiego bywają poważniejsze — były pracownik z aktywnym dostępem do poczty i do bazy klientów.
Gdy ktoś przychodzi
- Konto w systemie — własne, imienne, nie wspólne „biuro" z hasłem przyklejonym pod klawiaturą.
- Skrzynka pocztowa w domenie firmy, skonfigurowana na komputerze i na telefonie.
- Konto w programie handlowym z uprawnieniami adekwatnymi do stanowiska.
- Dostęp do wspólnych plików — do tych, które są potrzebne, nie do wszystkiego.
- Drukarki i, jeśli są używane, kody użytkownika przy urządzeniu wielofunkcyjnym.
- Sprzęt z ewidencją: co dostał, kiedy, z jakim numerem.
Przy przygotowanym wzorcu stanowiska całość zajmuje godzinę. Bez wzorca — pół dnia i tak zwykle czegoś brakuje.
Gdy ktoś odchodzi
Tu kolejność ma znaczenie i warto mieć listę, bo w praktyce zawsze coś zostaje pominięte:
- Blokada konta w systemie — blokada, nie usunięcie, dopóki nie zostaną przeniesione dane.
- Poczta — przekierowanie na przełożonego albo następcę, potem archiwizacja skrzynki.
- Konto w programie handlowym — dezaktywacja, nigdy usunięcie, bo z kontem znikną powiązania z wystawionymi dokumentami.
- Dostęp zdalny, jeśli był przyznany. To pozycja pomijana najczęściej i najbardziej ryzykowna.
- Hasła współdzielone — do panelu sklepu, do konta kurierskiego, do platformy sprzedażowej. Trzeba je zmienić, a nie ma innej drogi niż zrobienie tego ręcznie.
- Sprzęt — odbiór, sprawdzenie stanu, przeniesienie danych służbowych, wyczyszczenie danych prywatnych.
- Telefon służbowy i konta z nim powiązane.
Dlaczego wspólne konta to zły pomysł
Jedno konto „biuro", z którego korzystają cztery osoby, uniemożliwia ustalenie, kto co zrobił, i sprawia, że odejście jednej osoby wymaga zmiany hasła dla wszystkich. Do tego dochodzi kwestia odpowiedzialności — przy sporze nie da się wykazać, kto wprowadził dany dokument.
Zarządzanie hasłami
Firmowy menedżer haseł rozwiązuje większość powyższych problemów: dostępy są przypisane do osób, odebranie ich trwa chwilę, a nikt nie musi trzymać haseł w notesie ani w pliku na pulpicie. To jedna z tych zmian, które wymagają tygodnia przyzwyczajenia i potem nikt nie chce wracać.
Dane osobowe
Firma odpowiada za dane klientów niezależnie od tego, kto akurat pracuje. Odebranie dostępów przy odejściu pracownika nie jest kwestią zaufania, tylko obowiązkiem — i warto mieć to udokumentowane, choćby jedną tabelą z datami.
Jak to uporządkować
Przygotowujemy prostą procedurę dopasowaną do wielkości firmy: dwie listy kontrolne, jedna dla przyjęcia, druga dla odejścia, plus ewidencja sprzętu i dostępów. Przyjeżdżamy pod wskazany adres, dojazd jest bezpłatny. Telefon 22 257 87 54 — całą dobę, siedem dni w tygodniu.
Powiązane teksty
Nie wiesz, od czego zacząć? Zadzwoń.
Porada telefoniczna nic nie kosztuje, a część usterek udaje się rozwiązać bez dojazdu — zwłaszcza tych, w których winne są ustawienia albo zasilanie. Jeżeli trzeba przyjechać, dojazd, odbiór i zwrot sprzętu są bezpłatne, a diagnoza laptopa przy odbiorze — również. Wizyta serwisanta u klienta jest płatna; sam dojazd i tak nic nie kosztuje.
Telefon odbieramy całą dobę, siedem dni w tygodniu — także w weekendy i święta. Dojeżdżamy na terenie Warszawy i siedmiu przyległych powiatów.