Symfonia to program, który w wielu firmach pracuje od kilkunastu lat i po drodze przeszedł przez kilka komputerów, kilka wersji systemu i kilku informatyków. Właśnie dlatego zgłoszenia dotyczące Symfonii bywają bardziej złożone niż sama instalacja — trzeba najpierw ustalić, w jakim stanie zastaliśmy środowisko.

Od czego zaczynamy

Od ustalenia, gdzie faktycznie leżą dane. Bywa, że firma jest przekonana, iż baza stoi na serwerze, a w rzeczywistości pracuje na katalogu udostępnionym z komputera księgowej. Bywa też odwrotnie — dane są na serwerze, ale kopia wykonywana jest z lokalnego katalogu, który nikt nie aktualizuje od lat.

Drugą rzeczą jest wersja. Symfonia w różnych wersjach różni się wymaganiami wobec systemu i sposobem przechowywania danych, a mieszanie wersji między stanowiskami jest częstym źródłem błędów przy otwieraniu firmy.

Praca wielostanowiskowa

Przy pracy kilku osób na jednej bazie kluczowe są trzy rzeczy: stabilny dostęp do katalogu z danymi, poprawne uprawnienia i połączenie przewodowe. Uprawnienia bywają największym źródłem problemów — użytkownik ma prawo odczytu, ale nie zapisu, więc program otwiera się, a przy zapisie zgłasza błąd, który brzmi zupełnie niezwiązanie z przyczyną.

Przy udziałach sieciowych zwracamy uwagę na to, żeby ścieżka była stała. Litera dysku sieciowego przypisywana raz tak, raz inaczej, powoduje, że część stanowisk widzi dane, a część nie — zależnie od kolejności logowania.

Kopia i archiwizacja

Symfonia ma własny mechanizm archiwizacji i to on powinien być podstawą kopii, a nie kopiowanie katalogu. Ustawiamy wykonywanie archiwum regularnie i przenoszenie go poza komputer, na którym pracuje program. Sprawdzamy też, czy archiwum da się odtworzyć — bo to jedyny sposób, żeby wiedzieć, że kopia jest coś warta.

Przy firmach rozliczających kilka podmiotów zwracamy uwagę, żeby archiwum obejmowało wszystkie, a nie tylko ten otwierany najczęściej. To pomyłka, która wychodzi dopiero w momencie odtwarzania.

Aktualizacje i przepisy

Aktualizacje wymuszane zmianami przepisów są nieuniknione, ale ich moment można wybrać. Nigdy nie robimy tego w trakcie zamykania miesiąca ani przed terminem sprawozdawczym, i nigdy bez świeżego archiwum. Po aktualizacji na jednym stanowisku pozostałe muszą zostać zaktualizowane do tej samej wersji, inaczej program odmówi otwarcia bazy.

Przenosiny na nowy komputer

To najczęstsze zlecenie związane z Symfonią. Przenosimy nie tylko program i dane, ale też ustawienia wydruków, definicje dokumentów i konfigurację drukarek — bo to właśnie te elementy najczęściej „giną” przy przesiadce wykonanej naprędce.

Przed przenosinami ustalamy, czy licencja jest przypisana do stanowiska i czy wymaga ponownej aktywacji. Część wersji wymaga kontaktu z producentem, a to trwa — lepiej dowiedzieć się o tym tydzień wcześniej niż w dniu przesiadki.

Stary komputer zostaje nietknięty do czasu, aż firma potwierdzi, że wszystko na nowym działa. Dopiero potem rozmawiamy o jego wyczyszczeniu albo odkupie w rozliczeniu.

Najczęstsze zgłoszenia

Program nie widzi bazy po zmianie routera — przyczyną jest zmiana adresacji. Program działa wolno przy większej liczbie dokumentów — najczęściej dysk talerzowy pod bazą. Wydruk wychodzi inaczej niż zwykle — zmieniona domyślna drukarka albo sterownik po aktualizacji systemu. Błąd przy zapisie u jednego użytkownika — uprawnienia.

Wszystkie te przypadki łączy jedno: przyczyna leży poza samym programem. Dlatego przy zgłoszeniu pytamy, co się ostatnio zmieniło w firmie — nowy komputer, nowy router, aktualizacja systemu, nowy pracownik. Odpowiedź skraca szukanie o godziny.

Zakres naszej pracy

Zajmujemy się sprzętem, systemem, siecią, bazą, kopią i przenosinami. Nie prowadzimy wdrożeń merytorycznych i nie doradzamy w sprawach księgowych — to zadanie dla księgowego i dla partnera producenta. Granicę tę stawiamy wyraźnie, żeby firma wiedziała, kogo i o co pytać.

Katalog danych i to, gdzie naprawdę leży

Pierwszą czynnością przy każdym zgłoszeniu jest ustalenie faktycznej ścieżki do danych. Program pokazuje ją w swoich ustawieniach i warto ją zapisać, bo bywa zaskoczeniem — zdarzają się instalacje, w których dane leżą na pulpicie użytkownika albo w katalogu tymczasowym.

Znajomość tej ścieżki jest warunkiem sensownej kopii. Kopia wykonywana z katalogu, w którym nic już nie ma, jest jedną z częstszych przykrych niespodzianek przy odtwarzaniu.

Uprawnienia do katalogu

Przy pracy kilku osób na wspólnych danych każdy użytkownik musi mieć prawo zapisu, a nie tylko odczytu. Objaw braku uprawnień jest mylący: program otwiera się poprawnie i pozwala przeglądać dokumenty, a błąd pojawia się dopiero przy zapisie i brzmi jak awaria bazy.

Sprawdzamy uprawnienia dla każdego konta osobno, bo zdarza się, że część zespołu pracuje bez problemu, a jedna osoba nie może zapisać niczego.

Blokady dokumentów

Przy pracy wielostanowiskowej zdarza się, że dokument zostaje zablokowany po nieprawidłowym zamknięciu programu — na przykład po zaniku prądu. Objawia się to komunikatem, że dokument jest używany przez innego użytkownika, choć nikt go nie ma otwartego.

Usuwanie takich blokad to rutynowa czynność, ale wykonujemy ją po upewnieniu się, że nikt faktycznie nie pracuje na dokumencie. Zdjęcie blokady przy dwóch osobach edytujących ten sam zapis kończy się uszkodzeniem danych.

Archiwum i jego weryfikacja

Mechanizm archiwizacji w programie jest podstawą kopii, ale samo utworzenie archiwum niczego nie dowodzi. Raz na jakiś czas odtwarzamy je na osobnym stanowisku i sprawdzamy, czy dane są kompletne. To jedyny sposób, żeby wiedzieć, że kopia jest coś warta.

Archiwum przechowujemy poza komputerem, na którym pracuje program — najlepiej na urządzeniu, do którego zaatakowany komputer nie ma prawa zapisu.

Zmiana roku obrachunkowego

Przełom roku jest w tych programach momentem szczególnym: powstają nowe okresy, przenoszone są bilanse otwarcia, a aktualizacje wymuszane przepisami kumulują się właśnie wtedy. To najgorszy moment na eksperymenty i najlepszy na wcześniejsze przygotowanie.

Przy firmach objętych stałą opieką planujemy aktualizacje i kopie z wyprzedzeniem, żeby przełom roku nie zbiegł się z pracami technicznymi.

Migracja na nowszą wersję

Przejście na nowszą wersję programu bywa jednokierunkowe — po konwersji danych powrót do starszej wersji nie jest możliwy. Dlatego przed migracją wykonujemy pełne archiwum i zachowujemy je osobno, poza normalnym cyklem kopii.

Sprawdzamy też, czy wszystkie stanowiska będą mogły pracować na nowej wersji. Starszy komputer, który nie spełnia wymagań, potrafi zablokować migrację całej firmy.

Granica naszej pracy

Zajmujemy się sprzętem, systemem, siecią, katalogiem danych, kopią, aktualizacją techniczną i przenosinami. Nie prowadzimy wdrożeń merytorycznych, nie ustawiamy planów kont ani schematów księgowań i nie doradzamy w sprawach podatkowych.

Tę granicę stawiamy wyraźnie na początku współpracy, żeby firma wiedziała, kogo i o co pytać — i żeby nie czekała na nas w sprawie, którą rozwiąże księgowy w kwadrans.

Stanowiska pracujące na starszych systemach

W firmach, w których Symfonia stoi od lat, zdarzają się komputery ze starszym systemem operacyjnym, utrzymywane wyłącznie dlatego, że „na nich działa”. To rozwiązanie ryzykowne: system bez wsparcia nie dostaje poprawek zabezpieczeń, a stanowisko z dostępem do danych księgowych jest wyjątkowo atrakcyjnym celem.

Proponujemy wtedy migrację programu na aktualny system, a jeżeli wersja programu na to nie pozwala — odcięcie takiego komputera od internetu i pozostawienie mu wyłącznie dostępu do zasobów lokalnych. To rozwiązanie pośrednie, ale znacznie bezpieczniejsze niż stan zastany.

Powiązane teksty