Pytanie pada zwykle wtedy, gdy pliki zaczynają krążyć pocztą, a nikt nie wie, która wersja umowy jest najnowsza. Odpowiedź nie brzmi „kup serwer”. W firmie na kilka osób wystarczają zwykle dwa rozwiązania i warto znać różnicę między nimi, zanim się wyda pieniądze.

Dlaczego wspólny katalog na czyimś komputerze to zły pomysł

To najtańsze rozwiązanie i najczęściej spotykane. Ma trzy poważne wady. Po pierwsze, gdy właściciel komputera go wyłączy, cała firma traci dostęp do dokumentów. Po drugie, ten komputer rzadko ma sensowną kopię zapasową — a nagle stał się najważniejszym urządzeniem w firmie. Po trzecie, uprawnienia są zwykle ustawione „dla wszystkich”, więc każdy może skasować wszystko.

Do tego dochodzi kwestia porządku: dokumenty firmy mieszają się z prywatnymi plikami osoby, na której komputerze stoją, a przy odejściu tej osoby zaczyna się szukanie.

Urządzenie sieciowe do przechowywania plików

To niewielkie urządzenie z jednym albo kilkoma dyskami, pracujące bez przerwy i przeznaczone wyłącznie do udostępniania plików. Zalety są konkretne: pobiera mało prądu, jest ciche, działa niezależnie od tego, kto jest w biurze, ma wbudowane mechanizmy kopii i uprawnień, a przy dwóch dyskach potrafi przetrwać awarię jednego z nich bez utraty danych.

Dla firmy na kilka osób, która potrzebuje wspólnych dokumentów, kopii i porządku w uprawnieniach, jest to rozwiązanie, które proponujemy najczęściej. Konfiguracja obejmuje założenie kont, podział na katalogi według działów, ustawienie uprawnień i kopii oraz podłączenie stanowisk tak, żeby zasób był widoczny automatycznie po zalogowaniu.

Zwykły komputer w roli serwera

Ma sens wtedy, gdy poza plikami ma robić coś jeszcze: trzymać bazę programu handlowego, obsługiwać zdalny pulpit, uruchamiać program wymagający systemu, którego urządzenie sieciowe nie zapewni. Wtedy jeden sprzęt załatwia kilka spraw naraz i to bywa tańsze niż dwa urządzenia.

Warunki są jednak twarde: musi pracować ciągle, mieć wyłączone usypianie, sensowny dysk, zasilanie awaryjne i realną kopię zapasową. Sprawdzony komputer poleasingowy w tej roli wypada bardzo dobrze — nie potrzeba tu wydajności, tylko niezawodności.

A co z chmurą

Usługi chmurowe rozwiązują problem dostępu spoza biura i automatycznej wersjonowanej kopii, ale wprowadzają zależność od łącza i koszt abonamentowy rosnący z ilością danych. W firmach pracujących na dużych plikach — grafika, projekty techniczne, materiał wideo — praca bezpośrednio w chmurze bywa uciążliwa.

Rozwiązanie mieszane sprawdza się najczęściej: zasób lokalny do codziennej pracy i chmura jako kopia oraz sposób udostępniania na zewnątrz. Tak też najczęściej to ustawiamy.

Uprawnienia i porządek

Sam serwer nie zrobi porządku. Trzeba ustalić strukturę katalogów odpowiadającą temu, jak firma pracuje, i przypisać uprawnienia — kto ma widzieć umowy, kto kadry, kto tylko własny dział. To rozmowa z klientem, nie decyzja techniczna, i poświęcamy jej czas przed konfiguracją.

Osobno ustalamy, co dzieje się przy odejściu pracownika: konto blokujemy, a jego pliki przenosimy do katalogu przełożonego. Bez tego po roku firma ma kilka osieroconych kont z dokumentami, do których nikt nie ma dostępu.

Kopia zapasowa zasobu

Urządzenie z dwoma dyskami chroni przed awarią dysku, ale nie przed skasowaniem pliku, zaszyfrowaniem przez złośliwe oprogramowanie ani przed kradzieżą całego urządzenia. To nie jest kopia zapasowa — to zabezpieczenie przed jednym rodzajem awarii.

Prawdziwa kopia jest w innym miejscu: na osobnym dysku odłączanym po wykonaniu albo poza siedzibą firmy. Ustawiamy ją zawsze przy wdrożeniu zasobu sieciowego i sprawdzamy, czy odtworzenie działa.

Co robimy przy takim wdrożeniu

Dobieramy rozwiązanie do liczby osób i sposobu pracy, konfigurujemy urządzenie, przenosimy dotychczasowe dokumenty z rozproszonych miejsc, ustawiamy uprawnienia i kopię, podłączamy stanowiska i pokazujemy zespołowi, jak z tego korzystać. Ostatni punkt jest równie ważny jak pozostałe — najlepiej skonfigurowany zasób nie zadziała, jeśli ludzie dalej będą wysyłać sobie pliki pocztą.

Ile dysków i w jakim układzie

Urządzenie z jednym dyskiem jest najtańsze, ale awaria nośnika oznacza przestój do czasu odtworzenia danych z kopii. Dwa dyski w układzie lustrzanym pozwalają pracować dalej mimo awarii jednego z nich — to najczęściej proponowane rozwiązanie dla małej firmy.

Układy z większą liczbą dysków mają sens przy większych zbiorach, ale komplikują odtwarzanie i wymagają dysków o zbliżonych parametrach. W firmie na kilka osób rzadko są potrzebne.

Dyski przeznaczone do pracy ciągłej

Nośniki do urządzeń sieciowych różnią się od zwykłych dysków biurkowych: są projektowane do pracy przez całą dobę, lepiej znoszą drgania od sąsiednich dysków i inaczej obsługują błędy odczytu. W układzie lustrzanym ma to znaczenie, bo zwykły dysk potrafi zbyt długo próbować odczytać sektor i zostać uznany za uszkodzony.

Różnica w cenie jest niewielka, a wpływ na niezawodność realny. Przy urządzeniu, które ma pracować latami, to jedno z niewielu miejsc, gdzie nie warto oszczędzać.

Dostęp spoza biura

Wystawianie urządzenia z plikami wprost do internetu jest ryzykowne i tego nie robimy. Dostęp zdalny realizujemy przez zabezpieczone połączenie z siecią firmy albo przez funkcję udostępniania oferowaną przez producenta urządzenia, z włączonym drugim składnikiem logowania.

Przy pracy z dużymi plikami warto pamiętać, że o komforcie decyduje pasmo wysyłające łącza w biurze — to stamtąd płyną dane do pracownika w domu.

Wersje plików i kosz

Dobrze skonfigurowany zasób przechowuje poprzednie wersje dokumentów i ma kosz, z którego da się odzyskać skasowany plik. To funkcje, które ratują znacznie częściej niż awaria dysku, bo najczęstszą przyczyną utraty danych w firmie jest zwykłe skasowanie albo nadpisanie pliku.

Ustawiamy je przy wdrożeniu i pokazujemy zespołowi, jak z nich korzystać. Funkcja, o której nikt nie wie, nikogo nie uratuje.

Wydajność i sieć

Urządzenie z plikami powinno być podłączone kablem do przełącznika, a nie bezprzewodowo. Przy pracy kilku osób na wspólnych plikach wąskim gardłem bywa stary przełącznik o niskiej przepustowości albo okablowanie w złym stanie — a nie samo urządzenie.

Sprawdzamy to przy wdrożeniu, bo szybki zasób podłączony do wolnej sieci nie pokaże, na co go stać.

Co się dzieje przy awarii urządzenia

Przy układzie lustrzanym wymiana uszkodzonego dysku odbudowuje dane automatycznie — praca trwa dalej, choć przez czas odbudowy urządzenie działa wolniej. Przy awarii całego urządzenia dyski da się zwykle odczytać na innym egzemplarzu tej samej rodziny.

To jednak nie zwalnia z kopii. Macierz chroni przed awarią nośnika, ale nie przed skasowaniem pliku, zaszyfrowaniem ani kradzieżą całego urządzenia — i mówimy to przy każdym wdrożeniu.

Porządek, który trzeba ustalić z zespołem

Struktura katalogów powinna odpowiadać temu, jak firma pracuje, a nie temu, jak wygodnie było ją założyć. Ustalamy ją wspólnie: co jest wspólne dla wszystkich, co należy do działów, gdzie trafiają dokumenty klientów, gdzie archiwum.

Osobno ustalamy, co dzieje się przy odejściu pracownika: konto blokujemy, a jego pliki przenosimy do katalogu przełożonego. Bez tego po roku firma ma kilka osieroconych zasobów, do których nikt nie ma dostępu.

Powiązane teksty