Comarch ERP Optima jest jednym z programów, po których najczęściej dzwonią do nas małe firmy. Sam program instaluje się bez większych trudności — kłopoty zaczynają się wtedy, gdy ma z niego korzystać kilka osób jednocześnie, a baza stoi na komputerze, który dodatkowo służy komuś do pracy.

Co gdzie stoi

Optima korzysta z bazy danych opartej o serwer Microsoftu. W małej firmie spotyka się dwa układy. Pierwszy: baza na jednym z komputerów pracowniczych, reszta łączy się przez sieć. Drugi: baza na osobnym komputerze albo serwerze, który nie służy do niczego innego.

Pierwszy układ jest tańszy i bardzo powszechny, ale ma wadę, o której trzeba wiedzieć: gdy osoba pracująca na komputerze z bazą wyłączy go albo uśpi, cała firma traci dostęp do programu. Dlatego przy takim rozwiązaniu wyłączamy usypianie, ustawiamy zasilanie na pracę ciągłą i wyjaśniamy, dlaczego tego komputera nie wyłącza się o szesnastej.

Drugi układ jest stabilniejszy i przy trzech albo więcej stanowiskach zwykle go proponujemy. Nie musi to być drogi serwer — sprawdzony komputer poleasingowy z odpowiednim dyskiem i zasilaniem awaryjnym w zupełności wystarcza.

Sieć i zapora

Najczęstszą przyczyną zgłoszeń „stanowisko nie widzi bazy” jest zapora systemowa na komputerze z bazą. Serwer bazy nasłuchuje na określonym porcie, a usługa odpowiadająca za wskazanie tego portu również musi być uruchomiona i przepuszczona. Bez tego program na stanowisku zgłasza błąd połączenia, choć sieć działa poprawnie.

Druga przyczyna to adresacja. Komputer z bazą powinien mieć stały adres w sieci — albo ustawiony ręcznie, albo przypisany na stałe przez router. Adres zmieniający się po restarcie routera jest gwarancją telefonu do serwisu w najmniej odpowiednim momencie.

Trzecia to sieć bezprzewodowa. Stanowisko pracujące na bazie przez Wi-Fi bywa źródłem zrywanych połączeń i błędów zapisu. Przy pracy na bazie danych zawsze rekomendujemy kabel.

Kopia bazy

Kopia plików programu nie jest kopią bazy. To rozróżnienie, które kosztowało już niejedną firmę tydzień pracy. Baza musi być kopiowana narzędziem, które potrafi to zrobić poprawnie przy działającej usłudze — kopiowanie plików bazy „na żywo” daje plik, którego często nie da się odtworzyć.

Ustawiamy automatyczne wykonywanie kopii i, co ważniejsze, sprawdzamy, czy da się z niej odtworzyć dane. Kopia, której nikt nigdy nie przetestował, jest kopią wyłącznie z nazwy. Przechowujemy ją poza komputerem z bazą — na innym urządzeniu albo poza siedzibą.

Aktualizacje

Optima aktualizuje się razem ze zmianami przepisów, więc aktualizacji nie da się odkładać w nieskończoność. Zasada, którą stosujemy: nigdy w środku okresu rozliczeniowego i nigdy bez świeżej kopii bazy. Po aktualizacji na komputerze z bazą trzeba zaktualizować także stanowiska — wersje muszą się zgadzać, inaczej program nie pozwoli się połączyć.

Przy większej liczbie stanowisk planujemy to na koniec dnia albo na dzień wolny, żeby nikt nie został w połowie pracy z niedziałającym programem.

Wydajność

Gdy program działa wolno, przyczyną rzadko jest procesor. Najczęściej jest nią dysk talerzowy pod bazą albo za mała ilość pamięci na komputerze z bazą. Przesiadka bazy na dysk półprzewodnikowy daje efekt, którego nie da żadna inna pojedyncza zmiana.

Drugim czynnikiem jest sieć — stary przełącznik o niskiej przepustowości albo okablowanie w kiepskim stanie potrafi ograniczać pracę wszystkich stanowisk naraz.

Czego nie robimy

Nie doradzamy w sprawach księgowych i nie ustawiamy schematów księgowań — to praca dla księgowego i dla wdrożeniowca programu. Zajmujemy się warstwą, na której program stoi: sprzętem, systemem, siecią, bazą i kopią. Gdy problem leży w konfiguracji merytorycznej, mówimy to wprost i wskazujemy, do kogo się zwrócić.

Dojeżdżamy w całej Warszawie i w siedmiu przyległych powiatach, a telefon odbieramy całą dobę — przy programach księgowych ma to znaczenie na przełomie miesiąca, gdy termin nie czeka.

Uprawnienia w systemie a uprawnienia w programie

To dwie różne warstwy i mylenie ich jest źródłem częstych zgłoszeń. Uprawnienia w programie decydują, kto widzi które moduły i dokumenty. Uprawnienia systemowe decydują, czy stanowisko w ogóle może połączyć się z bazą i zapisać plik na dysku sieciowym.

Objaw typowy dla drugiej warstwy: program otwiera się, ale przy zapisie zgłasza błąd o treści niezwiązanej z przyczyną. Sprawdzamy wtedy konto, na którym pracuje użytkownik, i jego prawa do katalogu z danymi oraz do bazy.

Praca na kilku firmach w jednej instalacji

Biura rachunkowe i firmy prowadzące kilka podmiotów obsługują wiele baz w jednej instalacji programu. Trzeba wtedy pilnować dwóch rzeczy: żeby kopia obejmowała wszystkie bazy, a nie tylko otwieraną najczęściej, oraz żeby aktualizacja przeszła przez każdą z nich.

Pominięcie jednej bazy przy aktualizacji objawia się dopiero przy próbie jej otwarcia — zwykle w najgorszym momencie, czyli przy zamykaniu okresu.

Wydruki i drukarki

Po zmianie komputera albo po aktualizacji systemu wydruki potrafią wyjść inaczej: przesunięte marginesy, ucięte pozycje, inna czcionka. Przyczyną jest zmieniony sterownik drukarki albo inna drukarka domyślna, a nie sam program.

Dlatego po każdej większej zmianie sprawdzamy wydruk na papierze, a nie tylko podgląd na ekranie. Księgowa zauważy różnicę i tak — lepiej, żeby stało się to przy nas.

Wymiana danych z biurem rachunkowym

Firmy przekazujące dane do zewnętrznej księgowości korzystają z eksportu do plików w określonym formacie. Po aktualizacji programu format bywa modyfikowany i biuro zgłasza, że plik się nie wczytuje. To zgłoszenie wygląda jak awaria, a jest kwestią zgodności wersji po obu stronach.

Ustalamy wtedy z biurem, jakiej wersji oczekuje, i planujemy aktualizacje po obu stronach w zbliżonym terminie.

Wydajność przy większej liczbie dokumentów

Baza rosnąca przez lata zaczyna działać wolniej, zwłaszcza przy raportach obejmujących długie okresy. Pierwszym miejscem, w które patrzymy, jest dysk pod bazą, drugim pamięć na komputerze z bazą, trzecim sieć między stanowiskami.

Sama baza również wymaga okresowej obsługi — porządkowania indeksów i statystyk. To zadanie, które przy większych instalacjach ustawiamy jako automatyczne, bo wykonywane ręcznie po prostu nie jest wykonywane.

Zdalny dostęp do programu

Pracownikom pracującym z domu udostępniamy program przez zabezpieczone połączenie z siecią firmy, a nie przez wystawienie zdalnego pulpitu wprost do internetu. Ta druga droga jest jedną z najczęstszych przyczyn poważnych incydentów w małych firmach i nie stosujemy jej, nawet gdy jest wygodniejsza.

Przy pracy zdalnej pilnujemy też, żeby komputer z bazą nie był usypiany. Pracownik łączący się o siódmej rano zastanie inaczej ciemny ekran.

Co zostaje po naszej pracy

Krótka notatka: gdzie stoi baza, jak nazywa się komputer i jaki ma adres, gdzie zapisywana jest kopia, kiedy ostatnio ją sprawdzono i jaka wersja programu jest zainstalowana. Przy każdej kolejnej awarii ta kartka oszczędza pół godziny.

Fakturę wystawiamy zawsze, a wycenę podajemy przed rozpoczęciem pracy. Dojeżdżamy w całej Warszawie i w siedmiu przyległych powiatach, a telefon odbieramy całą dobę — przy programach księgowych ma to znaczenie na przełomie miesiąca.

Powiązane teksty