Obsługa informatyczna firm — Bemowo i Warszawa
Poczta firmowa we własnej domenie — konfiguracja i najczęstsze problemy
Adres w domenie firmy to nie kwestia prestiżu, tylko kontroli: skrzynka zostaje w firmie, gdy odchodzi pracownik, a korespondencja nie znika razem z prywatnym kontem. Przy okazji rozwiązuje się kilka spraw, które inaczej wracają jako awarie.
Najczęstszy problem: wiadomości trafiają do spamu
Prawie zawsze przyczyną jest brak albo błędna konfiguracja wpisów uwierzytelniających domenę. Serwery odbiorców sprawdzają, czy nadawca ma prawo wysyłać w imieniu tej domeny — jeśli nie potrafią tego potwierdzić, wiadomość ląduje w spamie albo znika. Poprawne ustawienie tych wpisów to jednorazowa czynność, która rozwiązuje problem trwale.
Druga typowa przyczyna to wysyłka z kilku miejsc naraz — z programu pocztowego, ze sklepu internetowego i z urządzenia wielofunkcyjnego — bez uwzględnienia ich wszystkich w konfiguracji domeny. Wtedy część wiadomości dochodzi, a część nie, i trudno znaleźć w tym regułę.
Skanowanie do poczty przestało działać
Klasyk w małych biurach. Urządzenie wielofunkcyjne wysyła skany na adres firmowy, korzystając z zapisanego w nim hasła. Po zmianie hasła do skrzynki albo po zaostrzeniu zabezpieczeń przez dostawcę poczty urządzenie przestaje wysyłać — i zwykle nie informuje o przyczynie, po prostu skan nie dochodzi.
Rozwiązaniem bywa osobna skrzynka techniczna przeznaczona wyłącznie do wysyłki skanów, z hasłem, którego nikt nie zmienia przy okazji porządków. Konfigurujemy to razem z konfiguracją urządzenia.
Poczta na telefonie i na komputerze jednocześnie
Jeśli wiadomości znikają z telefonu po odebraniu ich na komputerze, to znak, że skrzynka jest skonfigurowana w trybie pobierania z usuwaniem z serwera. W firmie sensowny jest tryb, w którym wszystkie urządzenia widzą tę samą zawartość skrzynki, a wiadomości zostają na serwerze. Zmiana wymaga uwagi, żeby nie zgubić archiwum — robimy to z kopią.
Co się dzieje przy odejściu pracownika
Skrzynka w domenie firmy zostaje pod kontrolą firmy: da się ją przekierować na przełożonego, zarchiwizować i zamknąć. Skrzynka na prywatnym koncie pracownika odchodzi razem z nim, a wraz z nią cała korespondencja z klientami. To najmocniejszy praktyczny argument za własną domeną.
Bezpieczeństwo poczty
- Logowanie dwuskładnikowe — poczta jest najczęstszym celem, bo przez nią resetuje się hasła do wszystkiego innego.
- Osobne hasła do poczty i do innych usług.
- Ostrożność wobec faktur w załącznikach — to główna droga wejścia oprogramowania szyfrującego.
- Weryfikacja zmian numeru konta przekazywanych mailem. Podszycie się pod kontrahenta i podmiana numeru rachunku to bardzo częsty schemat oszustwa wobec małych firm.
Archiwum
Korespondencja firmowa bywa potrzebna po latach — przy reklamacji, sporze albo kontroli. Warto, żeby archiwum poczty było objęte kopią zapasową, zwłaszcza gdy program pocztowy trzyma je lokalnie na komputerze pracownika.
Jak to uporządkować
Przyjeżdżamy pod wskazany adres, sprawdzamy konfigurację domeny i skrzynek, ustawiamy uwierzytelnianie i porządkujemy dostępy na urządzeniach. Dojazd jest bezpłatny. Telefon 22 257 87 54 — całą dobę, siedem dni w tygodniu.
Powiązane teksty
Nie wiesz, od czego zacząć? Zadzwoń.
Porada telefoniczna nic nie kosztuje, a część usterek udaje się rozwiązać bez dojazdu — zwłaszcza tych, w których winne są ustawienia albo zasilanie. Jeżeli trzeba przyjechać, dojazd, odbiór i zwrot sprzętu są bezpłatne, a diagnoza laptopa przy odbiorze — również. Wizyta serwisanta u klienta jest płatna; sam dojazd i tak nic nie kosztuje.
Telefon odbieramy całą dobę, siedem dni w tygodniu — także w weekendy i święta. Dojeżdżamy na terenie Warszawy i siedmiu przyległych powiatów.