Dopóki firma sprzedaje w jednym kanale, wszystko jest proste. Kiedy dochodzi sklep internetowy, pojawia się pytanie, które źródło mówi prawdę o stanie magazynu — i od odpowiedzi zależy, czy klient dostanie towar, którego nie ma.

Co właściwie się integruje

  • Stany magazynowe — z programu handlowego do sklepu.
  • Zamówienia — ze sklepu do programu, razem z danymi klienta.
  • Karty towarów — nazwy, opisy, zdjęcia, ceny, kategorie.
  • Dokumenty sprzedaży — faktury i paragony wystawiane po stronie programu.
  • Statusy realizacji i numery przesyłek — z powrotem do sklepu i do klienta.

Każdy z tych strumieni można ustawić osobno i w większości wdrożeń nie wszystkie są potrzebne od pierwszego dnia.

Jedno źródło prawdy

Najważniejsza decyzja przy wdrożeniu: gdzie zapada rozstrzygnięcie o stanie magazynowym. Zwykle powinien to być program handlowy, bo tam trafiają dostawy, zwroty i sprzedaż stacjonarna. Sklep dostaje wtedy stan do wyświetlenia, ale sam go nie ustala.

Brak tej decyzji jest przyczyną większości problemów: dwa systemy „poprawiają" się nawzajem, a stan rozjeżdża się po kilku dniach.

Gdzie to się najczęściej psuje

  • Nieudana synchronizacja w nocy, o której nikt się nie dowiaduje, bo nie ma powiadomienia o błędzie.
  • Ten sam towar pod różnymi kodami w sklepie i w magazynie — integracja nie ma po czym dopasować pozycji.
  • Sprzedaż stacjonarna niewidoczna dla sklepu aż do następnej synchronizacji, przez co ostatnia sztuka sprzedaje się dwa razy.
  • Zestawy i komplety, których stan wynika z kilku pozycji magazynowych.
  • Zmiana hasła albo klucza dostępu po jednej ze stron, po której integracja milczy.

Rezerwacje i bufor

Przy szybko rotujących towarach warto ustawić bufor — sklep pokazuje o jedną sztukę mniej niż jest naprawdę. To brzydkie rozwiązanie, ale skuteczniejsze niż tłumaczenie klientowi, że zamówionego towaru jednak nie ma. Alternatywą jest rezerwowanie towaru w momencie złożenia zamówienia, jeśli program na to pozwala.

Monitorowanie zamiast zaufania

Integracja, która działa, ale nie informuje o awarii, jest niebezpieczniejsza niż brak integracji — bo firma jej ufa. Ustawiamy powiadomienie o nieudanej synchronizacji i prosty raport dzienny, żeby brak wymiany danych był widoczny tego samego dnia, a nie po tygodniu i po dwudziestu zamówieniach na towar, którego nie ma.

Sprzedaż na platformach aukcyjnych

Sprzedaż przez serwisy aukcyjne dokłada trzeci kanał do tego samego magazynu i wszystkie powyższe zasady obowiązują tym bardziej. Opisujemy to osobno przy sprzedaży na Allegro.

Od czego zaczynamy

Od przeglądu tego, co już działa, i od ustalenia, gdzie zapada decyzja o stanie magazynowym. Potem dobieramy zakres wymiany danych do realnych potrzeb, zamiast włączać wszystko naraz. Przyjeżdżamy pod wskazany adres, dojazd jest bezpłatny. Telefon 22 390 56 49 — całą dobę, siedem dni w tygodniu.

Powiązane teksty