Programy księgowe i handlowe aktualizują się razem ze zmianami przepisów, więc pytanie nie brzmi „czy”, tylko „kiedy i jak”. Źle zaplanowana aktualizacja potrafi zatrzymać firmę na pół dnia — a dobrze zaplanowana przechodzi niezauważona.

Trzy zasady, od których nie robimy wyjątków

Pierwsza: nigdy bez świeżej kopii bazy. Nie „wczorajszej”, nie „z zeszłego tygodnia” — wykonanej bezpośrednio przed rozpoczęciem i sprawdzonej. To jedyne zabezpieczenie, jeżeli aktualizacja pójdzie nie tak.

Druga: nigdy w środku okresu rozliczeniowego ani przed terminem sprawozdawczym. Aktualizacja w dniu, w którym trzeba wysłać deklarację, to proszenie się o kłopoty.

Trzecia: wszystkie stanowiska za jednym razem. Wersje muszą się zgadzać, bo inaczej część zespołu nie zaloguje się do bazy. Zostawienie jednego komputera „na później” oznacza telefon następnego ranka.

Kolejność

Najpierw komputer z bazą, potem stanowiska. Odwrotna kolejność sprawia, że zaktualizowany program nie chce rozmawiać ze starszą bazą. Po aktualizacji bazy sprawdzamy, czy program otwiera się poprawnie na jednym stanowisku, i dopiero potem robimy resztę.

Przy większej liczbie stanowisk planujemy to poza godzinami pracy. W firmie na kilkanaście osób różnica między aktualizacją o osiemnastej a o dziewiątej rano to różnica między niezauważalną zmianą a zatrzymaną pracą.

Co sprawdzamy po aktualizacji

Nie wystarczy, że program się uruchamia. Sprawdzamy wystawienie dokumentu, wydruk, komunikację z drukarką fiskalną, jeżeli jest, oraz integracje — sklep internetowy, kurierzy, bankowość, wymiana z biurem rachunkowym. To właśnie integracje najczęściej przestają działać po aktualizacji, bo zmienia się format wymiany albo wymagana wersja składnika.

Sprawdzamy też wydruki na papierze, a nie tylko podgląd. Zmiana sterownika drukarki albo domyślnego ustawienia potrafi przesunąć układ na dokumencie i zauważa to dopiero księgowa przy pierwszym wydruku.

Aktualizacje systemu a program

Osobnym źródłem problemów są aktualizacje systemu operacyjnego, które zmieniają coś, na czym program polega — sterownik, składnik uruchomieniowy, ustawienia zabezpieczeń. Na komputerach z programami księgowymi ustawiamy aktualizacje tak, żeby instalowały się w kontrolowanym momencie, a nie w środku dnia pracy.

Nie oznacza to wyłączania aktualizacji. Komputer bez aktualizacji zabezpieczeń jest znacznie większym zagrożeniem niż ryzyko, że któraś z nich coś popsuje. Chodzi wyłącznie o wybór momentu.

Gdy aktualizacja pójdzie źle

Wracamy do stanu sprzed, odtwarzając bazę z kopii, i szukamy przyczyny na spokojnie. To dlatego pierwsza zasada jest pierwsza. Bez kopii jedynym wyjściem bywa kontakt z producentem programu i oczekiwanie — czasem dzień, czasem dłużej.

Zdarza się też, że aktualizacja ujawnia problem, który istniał wcześniej: uszkodzoną bazę, brakujące uprawnienia, nieaktualny składnik systemu. Wtedy naprawa dotyczy tego, a nie samej aktualizacji.

Kto co robi

Aktualizacja merytoryczna programu — parametry, schematy, nowe funkcje — to zadanie partnera producenta albo księgowego. My zajmujemy się przeprowadzeniem aktualizacji technicznej, kopią, bazą, stanowiskami i integracjami. Ten podział ustalamy na początku współpracy, żeby w dniu aktualizacji nikt nie czekał na kogoś innego.

Przy firmach objętych stałą opieką pilnujemy terminów sami i przypominamy z wyprzedzeniem. Przy wezwaniach doraźnych warto zadzwonić kilka dni przed, a nie w dniu, w którym program przestał przyjmować dokumenty.

Okno serwisowe uzgodnione z zespołem

Aktualizację traktujemy jak zaplanowaną przerwę w pracy, a nie jak czynność wykonywaną przy okazji. Ustalamy z firmą konkretne okno — zwykle wieczorem albo w dniu wolnym — i informujemy o nim wszystkich, których dotyczy.

Zespół, który wie, że o osiemnastej program przestanie działać, zamknie dokumenty i wyloguje się. Zespół, którego nikt nie uprzedził, zostawi otwarte okna i część danych trafi do bazy w nieprzewidziany sposób.

Kolejność przy kilku programach

W firmach pracujących na kilku systemach naraz — handlowym, kadrowym i magazynowym — aktualizacje trzeba układać w kolejności, bo systemy wymieniają się danymi. Zaktualizowanie jednego bez pozostałych potrafi zerwać wymianę i objawić się dopiero przy pierwszym eksporcie.

Sprawdzamy wymagania każdego z nich i planujemy całość jako jedno przedsięwzięcie, a nie kilka niezależnych czynności.

Test na kopii przed wdrożeniem

Przy większych firmach i przy dużych zmianach wersji warto najpierw odtworzyć bazę na osobnym stanowisku i tam przeprowadzić aktualizację. Widać wtedy, ile trwa, co się zmienia i czy pojawiają się błędy — bez ryzyka dla środowiska produkcyjnego.

To dodatkowa praca, ale przy bazach z wieloletnią historią potrafi oszczędzić dnia przestoju. Proponujemy ją wszędzie tam, gdzie przerwa w pracy jest szczególnie kosztowna.

Co zrobić, gdy aktualizacja się nie kończy

Procesy konwersji dużych baz potrafią trwać godzinami i przerwanie ich w połowie jest najgorszym możliwym ruchem. Jeżeli proces wygląda na zawieszony, sprawdzamy obciążenie dysku i procesora, zanim cokolwiek zamkniemy — bardzo często program pracuje, tylko nie informuje o postępie.

Dopiero gdy widać, że nic się nie dzieje, wracamy do kopii. Dlatego jej wykonanie bezpośrednio przed startem jest zasadą, od której nie robimy wyjątków.

Zmiany, które wymuszają przepisy

Część aktualizacji ma sztywny termin narzucony zmianą przepisów. Warto znać go z wyprzedzeniem, bo w ostatnim tygodniu przed terminem wsparcie producentów jest przeciążone, a każdy problem rozwiązuje się dłużej.

Przy firmach objętych stałą opieką pilnujemy tych terminów sami i przypominamy z wyprzedzeniem. Przy wezwaniach doraźnych warto zadzwonić kilka dni wcześniej, a nie w dniu, w którym program przestał przyjmować dokumenty.

Po aktualizacji — pierwszy dzień pracy

Warto, żeby pierwszego dnia po zmianie ktoś od nas był dostępny pod telefonem. Większość problemów ujawnia się przy pierwszym wystawieniu dokumentu, pierwszym wydruku i pierwszym eksporcie do biura rachunkowego — czyli w ciągu pierwszych godzin.

Porada telefoniczna nic nie kosztuje, a przy tego typu zgłoszeniach zwykle wystarcza. Jeżeli trzeba dojechać, robimy to bez dopłaty za tryb pilny.

Dokumentacja zmiany

Po każdej aktualizacji zapisujemy, co i do jakiej wersji zostało zaktualizowane, kiedy, gdzie leży kopia sprzed zmiany i co sprawdzono po niej. Przy kolejnej aktualizacji ta notatka skraca przygotowania, a przy problemie pozwala szybko wrócić do punktu wyjścia.

Kto informuje o dostępnej aktualizacji

W małych firmach informacja o nowej wersji przychodzi zwykle pocztą od producenta i trafia do jednej osoby, która niekoniecznie zajmuje się sprzętem. Ustalamy, kto tę wiadomość odbiera i komu ją przekazuje, bo najczęstszym powodem opóźnionych aktualizacji jest po prostu to, że nikt się nimi nie zajął.

Przy firmach objętych stałą opieką przejmujemy pilnowanie terminów. Przy wezwaniach doraźnych zostawiamy notatkę z informacją, gdzie sprawdzić dostępność nowej wersji.

Aktualizacja a integracja z bankiem

Firmy pobierające wyciągi bankowe wprost do programu księgowego bywają zaskoczone po aktualizacji: format wymiany zmienia się i import przestaje działać. Objaw pojawia się przy pierwszej próbie pobrania wyciągu, czyli zwykle kilka dni po zmianie, gdy nikt już nie łączy tego z aktualizacją.

Dlatego po każdej większej zmianie sprawdzamy integracje po kolei — bank, kurierzy, sklep internetowy, wymiana z biurem rachunkowym. To kwadrans pracy, który oszczędza zgłoszenia rozłożone na cały tydzień.

Powiązane teksty