Przy jednym komputerze przesiadka to jedna wizyta. Przy ośmiu — to projekt, który bez planu zamienia się w tydzień chaosu, podczas którego połowa zespołu nie może pracować, bo czegoś brakuje. Różnica leży nie w umiejętnościach, tylko w kolejności.

Zanim cokolwiek się zacznie

Robimy spis stanowisk: kto na czym pracuje, jakie programy są potrzebne na każdym z nich, gdzie leżą dane, które stanowiska są krytyczne i nie mogą stać nawet godziny. Ustalamy też, kto po stronie firmy decyduje i kto odbiera sprzęt.

Osobno wypytujemy o rzeczy, których nie widać na dysku: certyfikaty do bankowości i podpisu elektronicznego, klucze sprzętowe programów, licencje kupione lata temu, konfiguracje skanowania do folderu, dostęp do systemów zewnętrznych. To one, a nie pliki, są zwykle przyczyną powrotów do starego sprzętu.

Jedno stanowisko pilotażowe

Zaczynamy od jednego komputera, najlepiej takiego, który jest typowy dla firmy, ale nie krytyczny. Przechodzimy pełną drogę: przygotowanie sprzętu, instalacja programów, przeniesienie danych, testy, dzień pracy. Dopiero po tym dniu wiemy, czego brakuje — i poprawiamy to na jednym stanowisku, a nie na ośmiu.

To najważniejszy element planu. Bez pilota każdy błąd powiela się tyle razy, ile jest komputerów.

Kolejność wymiany

Stanowiska krytyczne zostawiamy na koniec, kiedy proces jest już sprawdzony. Zaczynamy od tych, które mogą postać godzinę. Wymianę planujemy popołudniami albo w dniu wolnym, żeby rano każdy zastał gotowe stanowisko, a nie rozgrzebane.

Przy każdym stanowisku stary komputer zostaje na miejscu — wyłączony, ale gotowy do podłączenia — przez kilka dni po przesiadce. To najtańsza polisa, jaka istnieje: gdy okaże się, że czegoś brakuje, wystarczy go włączyć zamiast szukać w kopiach.

Co przygotowujemy wcześniej

Nowe komputery przygotowujemy przed przyjazdem do firmy: aktualizacje, sterowniki, usunięcie oprogramowania dodanego przez producenta, konta, programy wspólne dla wszystkich, ustawienia sieci i drukarek. Dzięki temu wizyta u klienta sprowadza się do przeniesienia danych i konfiguracji indywidualnej, a nie do instalowania systemu przy biurku.

Jeżeli firma wybiera sprzęt poleasingowy, przygotowanie wygląda tak samo. Do każdego kupionego u nas komputera dokładamy godzinę pracy serwisanta, którą przy takim projekcie naturalnie przeznacza się na przeniesienie danych.

Dane i programy handlowe

Komputery z programami handlowymi i księgowymi traktujemy osobno i nigdy nie wymieniamy ich przy okazji. Baza, licencja, integracje i wydruki wymagają własnego planu i własnego okna czasowego — najlepiej poza okresem rozliczeniowym.

Przy stanowisku, na którym stoi baza dla innych, przesiadka dotyczy całej firmy, więc planujemy ją jako osobne zadanie, z kopią, testem odtworzenia i sprawdzeniem wszystkich stanowisk po zmianie.

Co ze starym sprzętem

Po potwierdzeniu, że wszystko działa, stare komputery czyścimy tak, żeby danych nie dało się odtworzyć — to nie jest zwykłe formatowanie i mówimy o tym wprost, bo dla firm z danymi klientów jest to sprawa kluczowa. Potem sprzęt można sprzedać, przekazać albo zostawić jako zapas do stanowisk krytycznych.

Odkupujemy też sprzęt w rozliczeniu — sprawny i uszkodzony — a kwota obniża koszt nowego. Dzięki temu stare komputery nie zalegają w firmowej szafie przez kolejne lata.

Po zakończeniu

Zostawiamy zaktualizowany spis sprzętu z numerami seryjnymi i krótką notatkę: gdzie leżą dane, gdzie jest kopia, jakie są dostępy. To dokument, który przydaje się przy każdej kolejnej awarii i przy każdej zmianie w zespole.

Ile sprzętu wymieniać naraz

W firmie na kilkanaście osób rzadko opłaca się wymieniać wszystko jednocześnie. Rozłożenie wymiany na dwie albo trzy tury pozwala uczyć się na pierwszej grupie i ogranicza ryzyko, że przy nieprzewidzianym problemie stanie cały zespół.

Wyjątkiem są sytuacje, w których stary sprzęt jest na tyle niejednorodny, że utrzymanie dwóch środowisk jednocześnie kosztuje więcej niż szybka wymiana całości. Wtedy planujemy jedną turę, ale w dniu wolnym.

Monitory, klawiatury i reszta stanowiska

Przy wymianie komputerów łatwo zapomnieć o tym, co stoi obok. Monitory sprzed lat bywają jedynym elementem, którego pracownicy nie chcą zmieniać, a to właśnie one najmocniej wpływają na komfort ośmiogodzinnej pracy.

Sprawdzamy też złącza: nowy komputer może nie mieć wyjścia, którego wymaga stary monitor, i wtedy potrzebna jest przejściówka. Lepiej ustalić to przed dostawą niż w dniu wymiany.

Nazewnictwo i porządek

Nowe komputery warto nazwać według czytelnego schematu, a nie zostawiać nazw nadanych fabrycznie. Przy awarii, przy udostępnianiu zasobów i przy zdalnym wsparciu nazwa mówiąca, czyje to stanowisko i w którym pokoju stoi, oszczędza czas.

Do spisu sprzętu wpisujemy numery seryjne i datę uruchomienia. To podstawa do planowania kolejnej wymiany i do zgłoszeń gwarancyjnych.

Szkolenie zespołu przy zmianie systemu

Jeżeli razem ze sprzętem zmienia się wersja systemu, część zespołu potrzebuje kwadransa wyjaśnień: gdzie są ich pliki, jak wygląda nowe menu, gdzie znajdą drukarkę. Bez tego pierwszego dnia telefon do serwisu dzwoni kilkanaście razy w sprawach, które można wyjaśnić raz dla wszystkich.

To najtańszy element całego projektu i jednocześnie najczęściej pomijany.

Utylizacja i dane

Stary sprzęt zawiera dane firmy, więc jego przekazanie komukolwiek wymaga wcześniejszego wyczyszczenia nośników w sposób uniemożliwiający odtworzenie. Zwykłe formatowanie tego nie zapewnia i mówimy o tym wprost.

Odkupujemy sprzęt w rozliczeniu — sprawny i uszkodzony — a kwota obniża koszt nowego. Elektronika nie zalega wtedy w firmowej szafie przez kolejne lata i nie trafia na śmietnik.

Harmonogram uzgodniony z zespołem

Wymianę stanowiska planujemy tak, żeby pracownik zastał rano gotowy komputer, a nie rozgrzebany. Przy stanowiskach pracujących na zmiany ustalamy okno między zmianami; przy stanowiskach z obsługą klienta — po zamknięciu.

Dojeżdżamy w całej Warszawie i w siedmiu przyległych powiatach, a pracę wykonujemy także wieczorami i w dni wolne, bez dopłat. Przy wymianie sprzętu w firmie to zwykle najważniejsza z naszych zasad.

Co zostaje po projekcie

Zaktualizowany spis sprzętu, notatka o tym, gdzie leżą dane i kopia, lista zainstalowanych programów oraz informacja o licencjach wymagających ponownej aktywacji przy kolejnej zmianie. Ten komplet przydaje się przy każdej następnej awarii.

Budżet rozłożony w czasie

Wymiana wszystkich komputerów naraz bywa dla małej firmy dużym jednorazowym wydatkiem. Rozłożenie jej na dwa albo trzy etapy w kolejnych kwartałach łagodzi obciążenie i pozwala zacząć od stanowisk, które najbardziej tego potrzebują.

Sprzęt poleasingowy dodatkowo obniża próg wejścia — przy pracy biurowej różnicy w wydajności wobec nowego sprzętu nie widać, a do każdego kupionego u nas komputera dokładamy godzinę pracy serwisanta na przeniesienie danych.

Pierwszy tydzień po wymianie

Warto, żeby przez pierwszy tydzień ktoś był dostępny pod telefonem dla drobnych spraw: brakującego skrótu, niedziałającego skanowania do folderu, hasła do zasobu sieciowego. To zgłoszenia jednominutowe, ale bez szybkiej odpowiedzi potrafią zablokować pracę na godzinę.

Porada telefoniczna nic nie kosztuje, więc przy projektach wymiany sprzętu traktujemy ten tydzień jako naturalną część pracy, a nie jako osobną usługę.

Powiązane teksty