Firma na pięć osób zwykle nie ma informatyka i nie potrzebuje go na etacie. Potrzebuje czegoś innego: kilku rzeczy przygotowanych zawczasu, dzięki którym awaria nie zamienia się w chaos, oraz numeru, pod który można zadzwonić.

Sześć rzeczy do przygotowania zawczasu

  1. Spis stanowisk. Który komputer do czego służy, kto na nim pracuje, jakie programy są zainstalowane. Jedna kartka albo jeden plik.
  2. Lista dostępów. Hasła administracyjne, dane do panelu dostawcy internetu, licencje programów, kontakt do serwisu programu księgowego. Trzymane bezpiecznie, ale dostępne dla właściciela.
  3. Wiedza, gdzie leży baza. Na którym komputerze i w którym katalogu siedzi baza programu handlowego. To pytanie, które zadajemy w pierwszej minucie rozmowy, i zaskakująco często nikt nie zna odpowiedzi.
  4. Sprawdzona kopia zapasowa. Wykonywana automatycznie i raz na kwartał testowana przez odtworzenie jednego pliku.
  5. Zapasowe stanowisko. Choćby jeden komputer w rezerwie, gotowy do podłączenia.
  6. Zapasowe łącze, jeśli firma sprzedaje przez internet albo korzysta z terminala płatniczego.

Przygotowanie tego zajmuje jedno popołudnie i zmienia awarię z katastrofy w niedogodność.

Kto powinien być punktem kontaktu

Jedna osoba w firmie, niekoniecznie techniczna, która wie, gdzie leżą te informacje i która dzwoni w razie awarii. Bez tego rozmowa serwisowa zamienia się w łańcuch telefonów: „muszę zapytać księgowej, ona pyta biura rachunkowego, biuro dzwoni do dostawcy programu".

Najczęstsze awarie w małych biurach

  • Drukarka zniknęła z sieci po zmianie routera albo po aktualizacji. Bardzo częste i zwykle szybkie do naprawienia.
  • Program księgowy nie widzi bazy — najczęściej po zmianie nazwy komputera, adresu w sieci albo po restarcie komputera pełniącego rolę serwera.
  • Skanowanie do poczty przestało działać po zmianie hasła do skrzynki.
  • Komputer po zaniku prądu nie chce wstać.
  • Aktualizacja systemu zablokowała program używany codziennie.
  • Ktoś odszedł z firmy i zabrał ze sobą wiedzę o hasłach.

Zwróć uwagę, że tylko jedna z tych sytuacji to awaria sprzętu. Reszta to konfiguracja — i tym właśnie zajmuje się większość naszych wizyt w małych firmach.

Czego nie robić

Nie prosić „kogoś, kto się zna" o eksperymenty na komputerze z bazą danych. Nie odinstalowywać programu księgowego, żeby go zainstalować od nowa, zanim ktoś sprawdzi, gdzie leżą dane. Nie zmieniać haseł do skrzynek pocztowych bez sprawdzenia, gdzie te hasła są używane — bo skanowanie do poczty i wysyłka faktur przestaną działać tego samego dnia.

Stała opieka a wezwania doraźne

Nie każda firma potrzebuje stałej umowy. Jeśli macie kilka komputerów i awarie zdarzają się raz na kilka miesięcy, wystarczy numer telefonu i przygotowane informacje. Jeśli sprzedaż zależy od sprawności systemu, warto rozważyć stałą opiekę — opisujemy ją przy obsłudze informatycznej firm. Nie namawiamy: przy małej skali doraźne wezwania bywają rozsądniejsze.

Jak nas wezwać

Telefon 22 390 56 49 — całą dobę, siedem dni w tygodniu, także w weekendy. Dojeżdżamy tam, gdzie stoi sprzęt, i nie liczymy za to ani złotówki. Bemowo i Wolę mamy najbliżej.

Powiązane teksty