Wspólne pliki w firmie — gdzie trzymać dokumenty, żeby się nie pogubić

W firmie, która rosła stopniowo, dokumenty leżą wszędzie: na pulpicie księgowej, na pendrivie handlowca, w załącznikach poczty i w trzech wersjach o nazwach kończących się słowem „ostateczna". Uporządkowanie tego jest tańsze niż koszt jednego dnia szukania dokumentu, którego nie ma.

Trzy warianty i ich uczciwe wady

Dysk sieciowy w firmie. Szybki dostęp w biurze, dane zostają na miejscu, pełna kontrola. Wady: dostęp spoza biura wymaga dodatkowej konfiguracji, awaria urządzenia zatrzymuje wszystkich, a kopia zapasowa to osobna sprawa, o którą trzeba zadbać samemu.

Chmura firmowa. Dostęp z każdego miejsca, historia wersji, kopia wliczona w usługę, prostota. Wady: zależność od łącza, koszt abonamentowy i konieczność świadomego zarządzania uprawnieniami — udostępnienie folderu „każdemu, kto ma link" bywa źródłem wycieku danych.

Rozwiązanie mieszane. Dokumenty bieżące w chmurze, archiwum i duże pliki lokalnie. W praktyce najczęściej wybierane i zwykle najrozsądniejsze.

Struktura, która się broni

Prosta i płytka. Foldery według obszarów pracy — klienci, oferty, umowy, kadry, księgowość — a nie według osób. Folder nazwany imieniem pracownika jest bombą z opóźnionym zapłonem: po jego odejściu nikt nie wie, co tam jest ani czy można to usunąć.

Nazwy plików z datą na początku w formacie rok-miesiąc-dzień sortują się same i eliminują wersje „ostateczna-poprawiona-2".

Uprawnienia

Zasada jest jedna: dostęp do tego, co potrzebne do pracy. Nie dlatego, że komuś się nie ufa, tylko dlatego, że ogranicza to skutki pomyłki i skutki infekcji — złośliwe oprogramowanie zaszyfruje dokładnie tyle, ile mógł zapisać zalogowany użytkownik.

Foldery kadrowe i księgowe powinny być dostępne wyłącznie dla osób, które faktycznie z nich korzystają. To także wymóg wynikający z ochrony danych osobowych, nie tylko dobra praktyka.

Wersje i przypadkowe skasowanie

Najczęstsza utrata danych w firmie to nie awaria, tylko ktoś, kto nadpisał albo skasował plik. Historia wersji rozwiązuje to w kilka sekund. Przy dysku sieciowym trzeba ją zapewnić kopiami z kilku dni wstecz — kopia wyłącznie z wczoraj nie pomoże, jeśli błąd wyszedł na jaw po tygodniu.

Czego unikać

Dokumentów wyłącznie na pulpitach. Awaria jednego komputera to utrata pracy jednej osoby — i zwykle brak kopii.
Pendrive’ów jako miejsca przechowywania. Gubią się, psują i wynoszą dane firmy poza firmę.
Wysyłania plików mailem między sobą. Powstają wtedy cztery wersje i nie wiadomo, która jest aktualna.
Kont współdzielonych. Uniemożliwiają ustalenie, kto zmienił dokument.

Przy odejściu pracownika

Jeśli dokumenty leżą we wspólnej strukturze, odejście pracownika nie zmienia nic. Jeśli leżą na jego pulpicie i w jego prywatnej chmurze — zaczyna się odzyskiwanie tego, co da się odzyskać. To najmocniejszy praktyczny argument za porządkiem.

Jak to poukładać

Przyjeżdżamy pod wskazany adres, oglądamy, gdzie dziś są dokumenty, i proponujemy strukturę oraz sposób przeniesienia — zwykle etapami, bez zatrzymywania pracy. Dojazd jest bezpłatny. Telefon 22 257 87 54 — całą dobę, siedem dni w tygodniu.

Obsługa informatyczna firm — Bemowo i Warszawa