W firmie, która rosła stopniowo, dokumenty leżą wszędzie: na pulpicie księgowej, na pendrivie handlowca, w załącznikach poczty i w trzech wersjach o nazwach kończących się słowem „ostateczna". Uporządkowanie tego jest tańsze niż koszt jednego dnia szukania dokumentu, którego nie ma.

Trzy warianty i ich uczciwe wady

Dysk sieciowy w firmie. Szybki dostęp w biurze, dane zostają na miejscu, pełna kontrola. Wady: dostęp spoza biura wymaga dodatkowej konfiguracji, awaria urządzenia zatrzymuje wszystkich, a kopia zapasowa to osobna sprawa, o którą trzeba zadbać samemu.

Chmura firmowa. Dostęp z każdego miejsca, historia wersji, kopia wliczona w usługę, prostota. Wady: zależność od łącza, koszt abonamentowy i konieczność świadomego zarządzania uprawnieniami — udostępnienie folderu „każdemu, kto ma link" bywa źródłem wycieku danych.

Rozwiązanie mieszane. Dokumenty bieżące w chmurze, archiwum i duże pliki lokalnie. W praktyce najczęściej wybierane i zwykle najrozsądniejsze.

Struktura, która się broni

Prosta i płytka. Foldery według obszarów pracy — klienci, oferty, umowy, kadry, księgowość — a nie według osób. Folder nazwany imieniem pracownika jest bombą z opóźnionym zapłonem: po jego odejściu nikt nie wie, co tam jest ani czy można to usunąć.

Nazwy plików z datą na początku w formacie rok-miesiąc-dzień sortują się same i eliminują wersje „ostateczna-poprawiona-2".

Uprawnienia

Zasada jest jedna: dostęp do tego, co potrzebne do pracy. Nie dlatego, że komuś się nie ufa, tylko dlatego, że ogranicza to skutki pomyłki i skutki infekcji — złośliwe oprogramowanie zaszyfruje dokładnie tyle, ile mógł zapisać zalogowany użytkownik.

Foldery kadrowe i księgowe powinny być dostępne wyłącznie dla osób, które faktycznie z nich korzystają. To także wymóg wynikający z ochrony danych osobowych, nie tylko dobra praktyka.

Wersje i przypadkowe skasowanie

Najczęstsza utrata danych w firmie to nie awaria, tylko ktoś, kto nadpisał albo skasował plik. Historia wersji rozwiązuje to w kilka sekund. Przy dysku sieciowym trzeba ją zapewnić kopiami z kilku dni wstecz — kopia wyłącznie z wczoraj nie pomoże, jeśli błąd wyszedł na jaw po tygodniu.

Czego unikać

  • Dokumentów wyłącznie na pulpitach. Awaria jednego komputera to utrata pracy jednej osoby — i zwykle brak kopii.
  • Pendrive’ów jako miejsca przechowywania. Gubią się, psują i wynoszą dane firmy poza firmę.
  • Wysyłania plików mailem między sobą. Powstają wtedy cztery wersje i nie wiadomo, która jest aktualna.
  • Kont współdzielonych. Uniemożliwiają ustalenie, kto zmienił dokument.

Przy odejściu pracownika

Jeśli dokumenty leżą we wspólnej strukturze, odejście pracownika nie zmienia nic. Jeśli leżą na jego pulpicie i w jego prywatnej chmurze — zaczyna się odzyskiwanie tego, co da się odzyskać. To najmocniejszy praktyczny argument za porządkiem.

Jak to poukładać

Przyjeżdżamy pod wskazany adres, oglądamy, gdzie dziś są dokumenty, i proponujemy strukturę oraz sposób przeniesienia — zwykle etapami, bez zatrzymywania pracy. Dojazd jest bezpłatny. Telefon 22 390 56 49 — całą dobę, siedem dni w tygodniu.

Powiązane teksty