Zatrzymanie pracy urządzenia wielofunkcyjnego w środowisku biurowym bywa w pierwszym odruchu interpretowane jako awaria mechaniczna lub problem ze sprzętem. Gdy urządzenie Xerox przyjmuje zadanie, po czym natychmiast je anuluje, usuwa z kolejki drukowania lub sygnalizuje błąd autoryzacji na panelu, użytkownicy często podejrzewają uszkodzenie modułu komunikacyjnego, awarię lasera czy problem z podawaniem papieru. Podobieństwo objawów potrafi wprowadzić w błąd, ponieważ w obu przypadkach dokument nie opuszcza podajnika.
Rozróżnienie problemu logicznego od mechanicznego opiera się na analizie zachowania sprzętu oraz komunikatów w logach systemowych. W przypadku uszkodzenia fizycznego urządzenie zazwyczaj wydaje nietypowe odgłosy, raportuje zacięcie papieru lub zgłasza błąd wewnętrzny uniemożliwiający uruchomienie mechanizmu napędowego. Z kolei wdrożona kontrola dostępu, obejmująca kody użytkowników oraz limity nakładu, działa na poziomie logicznym. Urządzenie pozostaje w pełnej sprawności operacyjnej, odpowiada na sygnały sieciowe i pozwala na poruszanie się po menu, jednak odrzuca przetwarzanie danych ze względu na brak poprawnych uprawnień powiązanych ze sterownikiem na komputerze nadawczym.
Mechanizm ten, znany w środowiskach biurowych jako accounting lub ewidencja kosztów, służy do zarządzania wolumenem drukowanych dokumentów w firmie. Jeśli konfiguracja tego modułu nie jest spójna pomiędzy stacjami roboczymi a samym urządzeniem wielofunkcyjnym, codzienna praca biura zostaje przerwana. Problem pojawia się najczęściej po aktualizacji systemu operacyjnego, zmianie stacji roboczej, reinstalacji sterownika druku lub po zamknięciu okresu rozliczeniowego, gdy wyczerpaniu ulegają pule jednostek przypisane do danego pracownika lub działu.
Sygnały docierające od pracowników biurowych w sytuacji wystąpienia problemów z kodami dostępu i limitami wydruków zazwyczaj opisują następujące sytuacje:
Źródła trudności z autoryzacją i rozliczaniem nakładu w urządzeniach Xerox można uszeregować od najczęściej występujących do sytuacji o charakterze złożonym:
Prawidłowe wdrożenie oraz regulacja kodów użytkowników wymaga precyzyjnego ustawienia komunikacji między stacjami roboczymi a urządzeniem biurowym. Zadanie to polega wyłącznie na konfiguracji programowej i sieciowej.
Prace rozpoczynamy od analizy struktury sieciowej i weryfikacji sposobu, w jaki urządzenie Xerox komunikuje się z komputerami w biurze. Sprawdzamy ustawienia modułu ewidencji na wbudowanym serwerze zarządzającym sprzętu. Weryfikujemy listę kont użytkowników, przypisane im prawa dostępu do druku monochromatycznego oraz kolorowego, a także aktualny stan liczników stron.
Kolejny krok to konfiguracja sterowników druku na stacjach roboczych. Właściwe wdrożenie polega na aktywacji odpowiedniego trybu ewidencji w zakładce konfiguracji sterownika. W zależności od specyfiki pracy biura konfigurujemy sterownik tak, aby na stałe przechowywał przypisany kod użytkownika w systemie operacyjnym lub każdorazowo wyświetlał okno z prośbą o wpisanie identyfikatora przed wysłaniem zlecenia do kolejki. Druga metoda sprawdza się na stanowiskach współdzielonych przez kilku pracowników.
W ramach prac weryfikujemy również zachowanie kolejki zadań podczas drukowania z różnych aplikacji biurowych. Upewniamy się, że mechanizm rozliczania poprawnie rejestruje zadania wysyłane z programów finansowych, edytorów tekstu oraz przeglądarek internetowych. Diagnozujemy również uprawnienia do kopiowania i skanowania bezpośrednio na panelu urządzenia, co pozwala na pełną spójność ewidencji papierowej w firmie.
Tak, system zarządzania urządzeniem biurowym pozwala na precyzyjne rozdzielenie limitów dla każdego użytkownika lub grupy roboczej. Można na przykład przydzielić pracownikowi nielimitowaną pulę dokumentów czarno-białych przy jednoczesnym nałożeniu ścisłego ograniczenia na druk w kolorze, co jest standardową praktyką optymalizacji kosztów w biurach.
Aktualizacje systemowe często nadpisują ustawienia zaawansowane sterowników drukarek lub zastępują dedykowane oprogramowanie generycznym sterownikiem systemowym. Sterownik uniwersalny nie posiada zaszytych informacji o kodzie rozliczeniowym, co sprawia, że urządzenie wielofunkcyjne odrzuca wszystkie nadsyłane pakiety danych jako nieautoryzowane.
Nie ma takiej konieczności. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne posiadają wbudowane mechanizmy ewidencji lokalnej, które przechowują bazę identyfikatorów bezpośrednio w pamięci urządzenia. Sterowniki zainstalowane na poszczególnych komputerach komunikują się wprost ze sprzętem biurowym w sieci lokalnej bez pośrednictwa zewnętrznych serwerów.
Zachowanie zależy od konfiguracji polityki rozliczeń w urządzeniu. Urządzenie może dokończyć bieżący dokument i zablokować dopiero kolejne zlecenia lub przerwać pracę dokładnie w momencie wyczerpania puli, drukując stronę informacyjną o wstrzymaniu zadania z powodu przekroczenia limitu konta.
W przypadku nagłej blokady drukowania w biurze nie należy podejmować działań, które mogą skasować dotychczasową konfigurację sieciową lub doprowadzić do utraty historii rozliczeń. Błędem jest przywracanie urządzenia do ustawień fabrycznych z poziomu menu serwisowego. Taki krok usuwa wszystkie przypisane adresy IP, ustawienia skanowania sieciowego, książki adresowe oraz całą bazę użytkowników wraz z ich przypisaniami do działów. Nie zaleca się również wielokrotnego usuwania i ponownego dodawania drukarki w systemie bez posiadania odpowiednich pakietów instalacyjnych, gdyż może to wprowadzić konflikt portów w usłudze bufora wydruku.
Przed wezwaniem pomocy informatycznej warto wykonać kilka prostych kroków sprawdzających:
Gdy konfiguracja limitów wymaga reorganizacji, dodania nowych stanowisk roboczych lub usunięcia problemów z komunikacją w sieci lokalnej, wsparcie informatyczne realizujemy bezpośrednio w siedzibie klienta. Działamy na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów podwarszawskich, dojeżdżając pod wskazany adres biura.
Zapewniamy przejrzysty model współpracy: serwisant diagnozuje środowisko sieciowe na miejscu, a przed przystąpieniem do jakichkolwiek zmian konfiguracyjnych przedstawiana jest dokładna, indywidualna wycena usługi. W przypadku konfiguracji urządzeń wielofunkcyjnych i sprzętu biurowego wszystkie czynności wykonywane są na miejscu u klienta, w rzeczywistym środowisku sieciowym firmy, bez konieczności demontażu czy transportu urządzeń biurowych. Dbamy o bezpieczeństwo informacji, a na życzenie klienta zapewniamy bezpłatną umowę o poufności (NDA). Wszystkie prace konfiguracyjne realizują wyłącznie nasi specjaliści.
W celu zgłoszenia potrzeby konfiguracji kodów użytkowników, ustawienia limitów druku lub rozwiązania problemów z siecią w urządzeniu biurowym, zapraszamy do kontaktu telefonicznego pod numerem 22 257 87 54.
Nie wiesz, od czego zacząć? Zadzwoń.
Porada telefoniczna nic nie kosztuje, a część usterek udaje się rozwiązać bez dojazdu — zwłaszcza tych, w których winne są ustawienia albo zasilanie. Jeżeli trzeba przyjechać, dojazd, odbiór i zwrot sprzętu są bezpłatne, a diagnoza laptopa przy odbiorze — również. Wizyta serwisanta u klienta jest płatna; sam dojazd i tak nic nie kosztuje.
Telefon odbieramy całą dobę, siedem dni w tygodniu — także w weekendy i święta. Dojeżdżamy na terenie Warszawy i siedmiu przyległych powiatów.
Serwis laptopów i komputerów na warszawskim Bemowie. Przyjeżdżamy pod wskazany adres — do domu i do firmy. Dojazd, odbiór i zwrot nic nie kosztują, a diagnoza laptopa przy odbiorze sprzętu jest bezpłatna.
ul. Lazurowa 14b
01-474 Warszawa — Bemowo
Biuro bez obsługi klientów. Sprzętu nie trzeba nigdzie przywozić.
Odbieramy także w weekendy i święta. Przy pilnych zgłoszeniach umawiamy się na ten sam dzień.
Dojazd: Warszawa i siedem przyległych powiatów, w promieniu 40 km. Na miejscu jesteśmy z reguły w ciągu godziny.
Na wykonane naprawy dajemy gwarancję do 12 miesięcy.
