Współdzielenie wielofunkcyjnego urządzenia drukującego w kilkuosobowej firmie lub kancelarii bardzo często prowadzi do niekontrolowanego zużycia materiałów oraz powstawania zatorów w kolejce zadań. Drugim, równie istotnym wyzwaniem jest poufność dokumentów. Gdy jedno urządzenie obsługuje dział sprzedaży, kadr oraz księgowości, wydruki zawierające umowy, dane osobowe czy zestawienia finansowe często trafiają na ogólnodostępną tacę odbiorczą i leżą tam bez nadzoru. Rozwiązaniem tych problemów jest wdrożenie autoryzacji zadań za pomocą indywidualnych kodów oraz przypisanie limitów stron dla poszczególnych stanowisk roboczych.
Wprowadzenie mechanizmów kontroli nie wymaga instalacji rozbudowanych, dedykowanych systemów serwerowych. Większość biurowych urządzeń laserowych posiada wbudowane moduły zarządzania kontami, które przy właściwej konfiguracji sieciowej i odpowiednim ustawieniu sterowników na komputerach użytkowników pozwalają na pełną kontrolę nad procesem powielania dokumentów.
Zgłoszenia dotyczące nieprawidłowego działania lub chęci uporządkowania środowiska druku w biurze zazwyczaj wynikają z powtarzających się sytuacji operacyjnych. Osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie biura opisują trudności w prostych słowach:
Nieprawidłowości w funkcjonowaniu kontroli dostępu do urządzenia drukującego mogą mieć różne podłoże techniczne. Uszeregowane od najczęstszych do rzadziej spotykanych, obejmują:
Prawidłowe wdrożenie środowiska autoryzowanego druku wymaga wykonania szeregu czynności bezpośrednio w konfiguracji sieciowej urządzenia oraz na wszystkich komputerach łączących się z maszyną. Usługa obejmuje precyzyjne dopasowanie parametrów do struktury organizacyjnej małego biura.
Pierwszym krokiem jest przypisanie urządzeniu stałego, statycznego adresu IP w sieci lokalnej. Zapobiega to gubieniu drukarki przez laptopy i komputery stacjonarne. Następnie zabezpieczany jest dostęp do wbudowanego serwera zarządzania przez zmianę fabrycznych haseł administracyjnych. Pozwala to wyeliminować ryzyko nieautoryzowanych zmian w konfiguracji sprzętu.
W pamięci urządzenia tworzona jest lista kont odpowiadająca poszczególnym pracownikom lub całym stanowiskom. Każdemu profilowi przypisywany jest unikalny identyfikator oraz kod PIN. W zależności od potrzeb firmy, dla każdego konta definiowane są uprawnienia:
Bezpieczny wydruk, określany technicznie jako Secure Print lub Hold Print, to mechanizm zatrzymywania zadania w pamięci podręcznej urządzenia. Dokument nie trafia od razu na tacę odbiorczą po kliknięciu polecenia druku w komputerze. Zostaje fizycznie wydrukowany dopiero wtedy, gdy pracownik podejdzie do urządzenia, wybierze swoje zadanie na ekranie i wprowadzi osobisty kod PIN. Funkcja ta zapobiega przypadkowemu przejęciu poufnych informacji przez osoby niepowołane oraz eliminuje problem porzuconych arkuszy.
Na każdym komputerze w biurze instalowane są dedykowane sterowniki producenta, które w pełni wspierają dwukierunkową komunikację z urządzeniem. W zakładkach konfiguracyjnych sterownika wprowadzany jest przypisany użytkownikowi kod, dzięki czemu proces autoryzacji może przebiegać automatycznie w tle lub wymagać wpisania hasła przy każdym zatwierdzeniu druku.
Próby samodzielnego wymuszenia ograniczeń bez znajomości struktury oprogramowania urządzenia często prowadzą do całkowitego zablokowania możliwości pracy biura. Warto pamiętać o kilku zasadach:
Zanim zapadnie decyzja o wezwaniu wsparcia technicznego, warto zweryfikować kilka podstawowych elementów, które mogą rozwiązać prosty problem z zablokowanym zadaniem:
Gdy konfiguracja sprzętu wielofunkcyjnego wymaga profesjonalnego uporządkowania, optymalnym rozwiązaniem jest skorzystanie z bezpośredniej pomocy technicznej na miejscu w firmie. Prawidłowe wdrożenie autoryzacji wymaga jednoczesnej pracy zarówno na samym urządzeniu, jak i na wszystkich stacjach roboczych wpiętych do sieci biurowej.
Dojeżdżamy do klientów na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów. Wszelkie prace konfiguracyjne realizujemy w siedzibie firmy, sprawdzając poprawność komunikacji każdego komputera z drukarką. Indywidualna wycena usługi jest zawsze przedstawiana przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań technicznych. W sytuacjach, gdy problemem okazuje się również usterka mechaniczna lub elektroniczna komputera zarządzającego drukiem, odbieramy sprzęt do warsztatu i odwozimy po naprawie. Na wszystkie wykonane naprawy udzielana jest gwarancja do 12 miesięcy, a części używane przy pracach serwisowych są wyłącznie nowe. Na życzenie klienta bezpłatnie podpisywana jest umowa o poufności (NDA), co zapewnia pełne bezpieczeństwo przetwarzanych danych firmowych.
W celu zamówienia wizyty serwisanta i poprawnej konfiguracji kodów użytkowników w biurze zapraszamy do kontaktu telefonicznego pod numerem 22 257 87 54.
Nie wiesz, od czego zacząć? Zadzwoń.
Porada telefoniczna nic nie kosztuje, a część usterek udaje się rozwiązać bez dojazdu — zwłaszcza tych, w których winne są ustawienia albo zasilanie. Jeżeli trzeba przyjechać, dojazd, odbiór i zwrot sprzętu są bezpłatne, a diagnoza laptopa przy odbiorze — również. Wizyta serwisanta u klienta jest płatna; sam dojazd i tak nic nie kosztuje.
Telefon odbieramy całą dobę, siedem dni w tygodniu — także w weekendy i święta. Dojeżdżamy na terenie Warszawy i siedmiu przyległych powiatów.
Serwis laptopów i komputerów na warszawskim Bemowie. Przyjeżdżamy pod wskazany adres — do domu i do firmy. Dojazd, odbiór i zwrot nic nie kosztują, a diagnoza laptopa przy odbiorze sprzętu jest bezpłatna.
ul. Lazurowa 14b
01-474 Warszawa — Bemowo
Biuro bez obsługi klientów. Sprzętu nie trzeba nigdzie przywozić.
Odbieramy także w weekendy i święta. Przy pilnych zgłoszeniach umawiamy się na ten sam dzień.
Dojazd: Warszawa i siedem przyległych powiatów, w promieniu 40 km. Na miejscu jesteśmy z reguły w ciągu godziny.
Na wykonane naprawy dajemy gwarancję do 12 miesięcy.
