Skanowanie do e-maila i do folderu sieciowego to funkcje, które w większości biur są nieużywane — nie dlatego, że urządzenie ich nie ma, tylko dlatego, że nikt ich nie skonfigurował. A to właśnie one zamieniają kopiarkę w narzędzie obiegu dokumentów.

Skanowanie do folderu sieciowego

Urządzenie zapisuje skan bezpośrednio w katalogu na komputerze albo na zasobie sieciowym. Pracownik skanuje umowę i po chwili plik jest na dysku, bez przenoszenia pamięci przenośnej i bez wysyłania sobie pocztą.

Do działania potrzebne są cztery rzeczy: stały adres urządzenia w sieci, udostępniony katalog docelowy, konto z prawem zapisu do tego katalogu oraz poprawnie wpisana ścieżka w urządzeniu. Najczęstszą przyczyną awarii tej funkcji jest zmiana hasła do konta używanego przez skaner — hasło wygasa, a urządzenie nadal próbuje logować się starym.

Dlatego do skanowania zakładamy osobne konto o wąskich uprawnieniach i z hasłem, które nie wygasa. To rozwiązanie stabilne i bezpieczniejsze niż wpisywanie do urządzenia danych konta pracownika.

Skanowanie do poczty

Urządzenie wysyła skan jako załącznik. Wymaga to konta pocztowego dla urządzenia oraz ustawień serwera wysyłającego. Tu najczęstszym problemem są dzisiejsze zabezpieczenia poczty: część dostawców nie pozwala już logować się samym hasłem, a starsze urządzenia nie obsługują nowszych metod uwierzytelniania.

Rozwiązaniem bywa hasło aplikacji wygenerowane specjalnie dla urządzenia albo skorzystanie z serwera poczty w domenie firmowej, który dopuszcza prostsze uwierzytelnianie w sieci lokalnej. Wybór zależy od tego, na czym firma ma pocztę, i ustalamy go przy konfiguracji.

Warto też pamiętać o limitach wielkości załączników. Skan wielostronicowy w wysokiej rozdzielczości potrafi przekroczyć limit i wtedy wiadomość nie dochodzi, choć urządzenie zgłasza wysłanie. Ustawiamy rozsądną rozdzielczość i format, żeby to nie wracało jako zgłoszenie.

Skanowanie wprost do programu

Programy obiegu dokumentów i część programów księgowych potrafią odbierać skany z wyznaczonego katalogu albo skrzynki pocztowej. To najwygodniejszy układ, bo dokument trafia od razu tam, gdzie ma być zaksięgowany. Konfiguracja polega na spięciu tego, co opisano wyżej, z ustawieniami programu.

Przy takich wdrożeniach ustalamy nazewnictwo plików i strukturę katalogów, bo to od nich zależy, czy po roku da się cokolwiek znaleźć. To rozmowa z klientem, nie decyzja techniczna.

Co najczęściej to psuje

Zmiana routera i wraz z nią zmiana adresacji — urządzenie dostaje inny adres, a komputery nadal szukają starego. Zmiana hasła konta używanego przez skaner. Aktualizacja systemu na komputerze, na którym stoi katalog docelowy, przywracająca domyślne ustawienia udostępniania. Wyłączenie komputera, na którym stał katalog, po godzinach pracy.

Wszystkie te przyczyny mają wspólny mianownik: skanowanie do folderu zależy od czegoś poza samym urządzeniem. Dlatego przy konfiguracji staramy się umieszczać katalog docelowy na zasobie pracującym ciągle, a nie na komputerze pracownika.

Czego nie robimy

Konfigurujemy urządzenia wielofunkcyjne — podłączenie, sterowniki, drukowanie po sieci i z telefonu, skanowanie do folderu i do poczty, książkę adresową, kody użytkowników i limity. Natomiast napraw sprzętowych i materiałów eksploatacyjnych nie obsługujemy. Jeżeli urządzenie jest uszkodzone, mówimy to od razu, zamiast brać pieniądze za dojazd. Tuszu i tonera nie sprzedajemy — podpowiemy tylko, jakiego potrzeba.

Rozdzielczość i rozmiar pliku

Skanowanie dokumentów tekstowych w najwyższej rozdzielczości nie poprawia czytelności, a znacząco zwiększa rozmiar pliku. Dla zwykłych dokumentów wystarcza ustawienie pośrednie, dla materiałów ze zdjęciami — wyższe. Różnica bywa dziesięciokrotna i przekłada się wprost na to, czy załącznik przejdzie przez pocztę.

Ustawiamy rozsądne wartości domyślne przy konfiguracji, żeby użytkownik nie musiał o tym myśleć przy każdym skanowaniu.

Skanowanie dwustronne i orientacja

Urządzenia z podajnikiem obsługującym dwie strony potrafią zapisywać puste rewersy, jeśli nie włączono pomijania pustych stron. Efektem są dokumenty z co drugą stroną pustą i pliki dwukrotnie większe, niż powinny.

Konfigurujemy pomijanie pustych stron i automatyczne prostowanie krzywo podanych kartek. To dwa ustawienia, które zauważalnie poprawiają jakość archiwum dokumentów.

Rozpoznawanie tekstu

Skan jest obrazem i domyślnie nie da się w nim wyszukiwać. Część urządzeń i programów potrafi rozpoznać tekst i zapisać go razem z obrazem, dzięki czemu dokumenty stają się przeszukiwalne. Dla firmy archiwizującej umowy i faktury to zmiana jakościowa.

Sprawdzamy, czy urządzenie ma taką funkcję, i włączamy ją tam, gdzie jest dostępna. Gdy jej nie ma, wskazujemy oprogramowanie, które zrobi to po stronie komputera.

Nazewnictwo plików

Skany zapisywane pod nazwami nadanymi automatycznie stają się bezużyteczne po kilku miesiącach. Ustalamy z firmą schemat nazw i strukturę katalogów — według kontrahenta, daty albo rodzaju dokumentu — i konfigurujemy urządzenie tak, żeby trafiały we właściwe miejsce.

Przy większych archiwach warto rozważyć program obiegu dokumentów. Wtedy skan trafia od razu tam, gdzie ma być opisany i zaksięgowany.

Uprawnienia do katalogu skanów

Skany bywają dokumentami zawierającymi dane osobowe i nie każdy w firmie powinien mieć do nich dostęp. Katalog docelowy zabezpieczamy uprawnieniami tak samo jak resztę zasobów, a konto używane przez urządzenie ma prawo zapisu, ale nie odczytu całości.

To ustawienie ogranicza szkodę, gdyby dane tego konta wyciekły — a wpisane są przecież w urządzenie stojące na korytarzu.

Diagnostyka, gdy skanowanie przestaje działać

Sprawdzamy po kolei: czy urządzenie ma nadal ten sam adres, czy katalog docelowy istnieje i jest udostępniony, czy konto używane przez skaner ma ważne hasło i prawo zapisu, czy komputer z katalogiem jest włączony. Te cztery punkty pokrywają zdecydowaną większość zgłoszeń.

Przy skanowaniu do poczty dochodzi piąty: czy dostawca poczty nie zmienił wymagań uwierzytelniania. To coraz częstsza przyczyna i wymaga wygenerowania hasła aplikacji dla urządzenia.

Zakres naszej pracy

Konfigurujemy urządzenia wielofunkcyjne: podłączenie, sterowniki, drukowanie po sieci i z telefonu, skanowanie do folderu i do poczty, książkę adresową, kody użytkowników i limity. Napraw sprzętowych i materiałów eksploatacyjnych nie obsługujemy.

Jeżeli urządzenie jest uszkodzone, mówimy to od razu, zamiast brać pieniądze za dojazd. Tuszu i tonera nie sprzedajemy — podpowiemy tylko, jakiego potrzeba.

Skanowanie z telefonu jako uzupełnienie

Przy dokumentach przyjmowanych poza biurem — u klienta, na budowie, w podróży — dobrym uzupełnieniem urządzenia wielofunkcyjnego jest aplikacja skanująca na telefonie, zapisująca plik od razu do tego samego katalogu firmowego. Jakość jest wystarczająca dla faktur i protokołów, a dokument trafia do obiegu tego samego dnia.

Konfigurujemy to razem z zasobem sieciowym albo usługą chmurową, z której firma korzysta, żeby pliki z telefonu nie kończyły w prywatnej galerii pracownika.

Archiwum a obowiązek przechowywania

Skan nie zawsze zastępuje oryginał i firma powinna wiedzieć, których dokumentów nie wolno jej zniszczyć po zeskanowaniu. To ocena po stronie księgowości i prawnika, nie serwisu — ale zwracamy na to uwagę, bo pytanie pojawia się przy każdym wdrożeniu obiegu dokumentów.

Naszą częścią jest zapewnienie, że archiwum cyfrowe ma kopię i że nie zniknie razem z jednym dyskiem.

Powiązane teksty